RICCA（リッカ）代表の朝倉みや子氏が読んですぐ実践できる、オンラインマナーの秘訣を伝授する連載の第4回目。最終回となる今回は「オンライン前後でさらに好印象を UP させる、メールと電話の使い方」について！

1.非対面でのファーストコンタクトは
　丁寧すぎるくらいがちょうどいい

2.オンライン用 URL を先方にお送りする際のメールの文章は
　文頭や文末の“季節感のある言葉選び”が鍵

あなたが社外の方と商談をするとしましょう。相手の方がご来訪されるのであれば、自社の場所や地図のURL、また当日受付後の流れなどを丁寧にメールされることと思います。リモートワークでは、まさにテレビ会議のURLのご案内が、対面での当日の訪問のご案内に代替されるのではないでしょうか。
 
商談の直前に待ち合わせ場所のご連絡をする方はいらっしゃらないかと思いますが、テレビ会議のURLのご案内なども、直前でのご案内は失礼な印象にあたります。社外の方へも前広にご案内をし、さらに同席する社内の方にはTeamsなどのスケジュール管理システムなどでテレビ会議のURLをスケジュールに入れておくなどすると、当日セッティングする上でもメールを探さずに済み、スムーズに会議をセットアップすることができます。
 
リモートワークという非対面のコミュニケーションだからこそ、前広で丁寧なご案内がいかにできるかがビジネスシーンで信頼感を得るポイントです。
 
そしてさらに、メールの中で機械的な印象を拭うには「感性を感じられる挨拶」が重要です。
ケースによっては文頭で「だんだん桜の開花が楽しみになってまいりましたね」と一言書き添えたり、文末で「まだ朝晩肌寒い日が続きますのでご自愛ください」と相手を気遣う一言を述べたりと、差出人の思いやりの心が伝わるメールはぐっと印象に残ります。

3.電話では、ファストイン、スローアウトの話し方で
　”洗練された人”を印象付ける

実は、所作において丁寧な印象を与えるポイントとして「ファストイン、スローアウト」というものがあります。例えば「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べ、一礼する時。
 
ビジネスマナー上では、「語先後礼」「分離礼」とも言われる、挨拶をする際に相手に対して向き合って挨拶の言葉を発してからお辞儀をするという動作が、よりフォーマルな時に求められます。それよりもさらに丁寧な印象を与えることがこの「ファストイン、スローアウト」なのです。
 
これはどういうことかというと、「ありがとうございます」と述べた後の礼を、頭を下げる時に1秒だとすると、頭を上げる時に2～3秒かけ、最初よりも後の動作の方をゆっくり行うことで誠実な印象を与える、というものです。
 
電話対応のように表情が見えず、感情が伝わりにくいコミュニケーションツールだからこそ、「ファストイン、スローアウト」で語尾をややゆっくりと話すことによって、落ち着き洗練された印象を与えることができるのです。
 
実際に電話に出た時と想定し「お世話になっております。〇〇会社でございます」とご自身の声を録音してみてください。「〇〇会社でございます」と同じような速さで話すよりも
「〇〇会社でございます」と太字の部分をややゆっくり話すと違った印象に聞こえるはずです。ささいな部分ですが、少しの変化で印象が大きく変わる部分ですので、ぜひ実践してみてくださいね。

4.「ありがとう」が散りばめられていると
　人は心を掴まれる

私が以前秘書として担当していた上司で、心に残っている方がいます。その方は社内外問わず、そして目上の方や目下の方に関係なく常に会話の最初に「ありがとう」と言っていたのです。例えば初対面の取引先の方には「本日はお時間を頂戴しありがとうございます」と言い、2回目以降の方には「前回はありがとうございました」と伝えるのです。
 
特に2回目以降お会いする場合は必ず前回印象的だった話などを伝え、いかに自分の中で相手の存在に感謝しているかを必ず伝えていらっしゃいました。そのような上司は社内外にファンの方がいて、結果的にビジネスにおいても周囲から引き上げられていました。
 
以前とコミュニケーションの在り方が変わってきているニューノーマル時代だからこそ、“心”が伝わるコミュニケーションが一層求められていると感じます。それは、電話やメールといったコミュニケーションツールはもちろん、リモートワークにおいても同じです。
ほんの些細な一言や対応一つで印象は大きく変わります。
 
ぜひ新しい時代ならではの選ばれるコミュニケーション術で一層のビジネスチャンスを掴んでくださいね。